Stel: je bent organisator van Hackatrain. Een hackathon waarbij deelnemers in de trein naar Berlijn een oplossing voor een mobiliteitsvraagstuk bedenken. In 2020 nogal lastig om zoiets te organiseren, dus je bedenkt een alternatief in Nederland. Dat blijkt ook niet haalbaar, dus op naar plan C… en 12 uur voor aanvang hoor je dat dat ook niet mag doorgaan. Wat zou jij doen?
Voor jou was dit een leuk wat-als-hersenspinseltje. Voor Amal Whyte was het bittere ernst in de afgelopen maanden, met als absoluut dieptepunt de laatst aangekondigde corona-maatregelen van 28 september. Ze omschrijft het als ‘een complexe uitdaging’ en dankt haar team voor de enorme dedication en flexibiliteit. Dat er met man en macht gewerkt is om plan D te realiseren, dat moge duidelijk zijn. Amal geeft een recap van wat er gebeurt is de afgelopen tijd…
Soft lockdown
“Normaal gesproken is Hackatrain altijd in juni, maar vanwege de soft lockdown in maart was ik genoodzaakt om het evenement op te schorten omdat ik niet wist waar het qua coronamaatregelen naar toe zou gaan. Ik heb toen op een gegeven moment wel gedacht: ik wil het fysieke evenement laten doorgaan, maar dan in Nederland (red: i.p.v. in de trein naar Berlijn). Dit, omdat er door de overheid werd opgeroepen om alleen met het ov te reizen als dat strict noodzakelijk is. “
“Toen de coronamaatregelen begin juni versoepeld werden hebben we een fysieke bijeenkomst voor alle sponsoren georganiseerd. Ik presenteerde toen het plan om een digitale Hackatrain te organiseren. Hier werd positief (red: begripvol) op gereageerd door alle betrokken partijen. Wel werd aan mij de vraag gesteld of ik niets kon bedenken, zodat in ieder geval de deelnemende teams toch op een veilige manier bij elkaar konden zitten. De real life setting had ook mijn voorkeur, maar ik dacht: hoe wil je die mensen bij elkaar laten zitten?”
Landal it is!
Amal had inmiddels een Amsterdamse evenementenlocatie gevonden waar ze plan B van Hackatrain graag wilde neerzetten. Een plan wat helaas snel van tafel ging: “Allereerst heb je buitenproportioneel veel ruimte nodig om al die mensen uit verschillende huishoudens bij elkaar te zetten, want je wilt het realiseren van die 1,5 meter afstand en daarmee een veilig bezoek (inclusief looproutes, hygiëne en het veilig bereiden en uitgeven van eten en drinken) zo goed mogelijk garanderen voor alle betrokkenen. Daarnaast blijft normaal gesproken iedereen overnachten op locatie…Ja, hoe dan op een veilige manier?”
“Op een gegeven moment dacht ik aan een bungalowpark. Ik heb toen Landal Greenparks benadert. De accommodaties op “Landal Waterparc Veluwemeer” bleken geschikt als veilig “onderkomen” voor deelnemers, mentoren en de crew. Ik ben dit plan toen verder gaat uitwerken.”
“Dit resulteerde in een hybride evenement. ProRail had in de tussentijd namelijk aangeboden om het Railcenter ter beschikking te stellen voor live uitzendingen. Een geschikte match, want deze locatie lag maar 35 minuten van Landal Waterparc Veluwemeer vandaan. In de eerste instantie was het idee om alle workshops live te filmen en tijdens Hackatrain uit te zenden, maar presenteren voor de camera is echt een vak op zich. We besloten daarom vooraf opnames te maken die tijdens Hackatrain konden worden afgespeeld..” Die vooraf opgenomen content bleek achteraf geen overbodige luxe…
D-Day
Amal: “Het weekend voor Hackatrain waren we al op het park om dingen voor te bereiden. Op de 28e waren we al vroeg ’s ochtends (red: 07 uur) begonnen met de opbouw van het evenement. Om 19 uur waren we nog steeds niet klaar, maar zijn we gaan zitten voor de persconferentie…die kwam best wel hard aan.”
Een fysiek evenement mocht niet meer. Amal: “Ik dacht: wat nu? Eerst hebben we Berlijn al afgezegd, toen gingen we voor onze thuisbasis Nederland, kwam er nog een hybride variant voorbij, gingen we toch voor een reallife setting..Het afgelasten van Hackatrain is echter nooit een optie voor mij geweest. Dan dus digitaal!”
“Mijn grootste angst was dat er teams zouden afvallen, niet meer mee zouden doen. Uiteindelijk was dat er maar één en hadden we vijftien teams, net zoals normaal. Ik zag op Slack, het communicatieplatform wat we voor Hackatrain gebruiken om te communiceren en samenwerken, dat teams hele nachten doorgingen om hun idee uit te werken. En erg goed ontvangen: Hackatrain Radio, waarbij deelnemers verzoeknummertjes konden aanvragen. Bij een aantal zijn we langs geweest om ze te interviewen. Deze content konden we vervolgens weer gebruiken voor de live uitzendingen.”
Combi online & offline evenementen
“Op dit moment worden digitale events massaal omarmt. Dat is ook niet zo gek gezien de situatie waar we ons in bevinden. Persoonlijk geloof ik heel erg in hybride events. Online en offline kunnen elkaar versterken. Dat is niets nieuws alleen werd, zoals ik het zie, voor corona ons raakte deze mogelijkheid nog niet volledig benut in evenementenland. Sowieso hangt de uiteindelijke vorm van een event altijd af van de doelstelling en doelgroep.”
“Zelf was dit mijn eerste digitale event wat ik heb neergezet. Ik heb veel geleerd en ben tevreden met het resultaat. Het zou zo maar kunnen zijn dat ik ga doorpakken op digitaal vlak. Ik verwacht iets hybride, want ik geloof in de juiste mix. (…) Echte lange termijn plannen heb ik op dit moment niet. Dat is ook lastig in de wereld waarin we nu leven. Het is moeilijk om te speculeren. Ik denk zelf dat corona niet meer verdwijnt. Ik ben in ieder geval flexibel en kan snel schakelen. De plannen voor 2021 beginnen nu alweer te komen.”
--- Sidenote: Wil je ons vaker zien als je googelt? ---
Voeg TechGirl toe als jouw voorkeursbron en kom ons meer tegen in Google zoekresultaten!
Maar voor het zover is gaat Amal even lekker ‘op vakantie’. Dat ziet er dit jaar natuurlijk wel anders uit dan andere jaren. “Geen ver land of lekker in de warmte”, zo zegt ze zelf. “Ik ga daarom het pianospelen weer oppakken. Al is het maar een kwartiertje per dag.” Even een maandje rust. Of tot 1 januari. In de rust komen de goede ideeën.
PS – benieuwd naar deelnemer ervaringen?
Lees ook eerdere interviews met deelnemers van de eerste digitale Hackatrain editie.
