E-mail gebruikten we al als ‘eerste levenslijn’, maar sinds anderhalf jaar doen we het meer dan ooit. Het feit dat we van onze werkgevers allemaal toegang krijgen tot een mailbox, wil alleen niet zeggen dat we allemaal ook even goed zijn in het opstellen van zo’n berichtje. Herkenbaar? Met deze tips van TechGirl Laura Jenny kun je je e-mailcommunicatie opvijzelen.
Gebruik de onderwerp regel voor… het onderwerp
Als je echt heel veel haast hebt, dan kun je de onderwerp regel van een e-mail gebruiken alsof het het mail-veld is. Denk aan een meeting waarbij je vijf minuten later aanschuift, dat kan prima in de onderwerp regel gezet worden. Is het een e-mail die geen bloedspoed heeft, gebruik de onderwerp regel dan om het onderwerp te introduceren. Let hier ook op als je een e-mail doorstuurt. Zo nodig pas je ‘m aan, zodat iedereen de strekking begrijpt.
Zet een activiteit in je onderwerp regel
De onderwerp regel van een e-mail lijkt een bijverschijnsel, maar stiekem geeft hij heel veel macht. Je kunt mensen namelijk dingen eerder laten doen door de onderwerp regel slim te gebruiken. Niet door ‘Spoed’ erbij te zetten, maar door aan te geven wat iemand met de e-mail moet doen. Vergelijk bijvoorbeeld deze vier onderwerp regels:
- Urenregistratie
- Vul nu je urenregistratie in
- Vergeet je urenregistratie niet in te vullen
- Actie vereist: vul je uren in voor het te laat is
Oké, die onderste is misschien wel pittig, maar kan ook wel heel verfrissend zijn. Houd de actie in de onderwerp regel kort, dus zorg dat de ‘actie’ niet de rest van de titel inneemt. Een e-mail wordt namelijk sneller aangeklikt als de onderwerp regel geheel toont in de inbox, in plaats van dat deze afbreekt.
Zeg niet teveel
Elke maandag mailtjes beginnen met hoe jij je weekend hebt gespendeerd en dat je hoopt dat je vandaag niet te veel last hebt van je kater en die drie uur slaap gisternacht, dat is misschien wat fanatiek. In sommige bedrijven en onder sommige collega’s kan dit absoluut, maar het komt vaak voor dat mensen je mails niet meer goed lezen en niet verder komen dan wat jij over jezelf meldt, in plaats van de eigenlijke boodschap waarvoor je mailt. Probeer bovendien niet te veel woorden kwijt te zijn aan een uitleg: vaak wijzen dingen zich vanzelf. Zo niet, dan kunnen mensen je alsnog vragen wat ze nodig hebben. Hoe meer woorden je aan iets vuil maakt, hoe groter de kans op misverstanden.
Maar zeg ook zeker niet te weinig…
Ik geef het eerlijk toe: ik word vaak bot genoemd naar aanleiding van mijn e-mails. Dat komt omdat ik enorm direct ben. Ik ben op werk om prestaties te leveren, dus ik kom meteen ter zake. Recht voor zijn raap, helder, duidelijk. Ik kan met deze manier van mailen veel meer werk verzetten, dan wanneer ik vraag “Hoe gaat het? Hier gaat alles goed, mooi weer he?”
Natuurlijk is het ook belangrijk om stil te staan bij ‘de staat’ van de ontvanger. Immers: een boodschap wordt anders ontvangen als de ontvanger niet lekker in z’n vel zit. Of juist enorm opgetogen is. Houd dus is zekere zin rekening met life events van de ontvanger en probeer ook het menselijk aspect niet helemaal te negeren. Dat is ook wel aan te raden, want als je te kort bent in je e-mail, dan kunnen mensen het als kortaf ervaren, alsof je ze afkeurt. Nou, dank voor het lezen. Dag!
