De afgelopen tijd was ik veel op reis om product presentaties in het buitenland bij te wonen. Soms worden zulke reisjes vergoed door de fabrikant zelf, maar zo nu en dan boek ik ook iets op eigen initiatief. Een goed gekozen hotelkamer kan een groot verschil maken voor mijn productiviteit en comfort. Ik deel hier enkele tips die volgens mij enorm helpen om de beste hotelkamer te boeken voor jouw volgende zakelijke reis.
Er zijn een aantal elementen die het succes bepalen van mijn reis met overnachting. Als ik iets boek, kijk ik natuurlijk naar de prijs, maar filter ik meestal ook op een aantal vaste elementen. Vrijwel altijd boek ik via Booking.com, die app ken ik immers door en door. Dat je tegenwoordig niet alleen een accommodatie via Booking.com kunt boeken, maar ook je vlucht, attractie, autoverhuur of luchthaventaxi , maakt het dat je bijna je hele reis bij het platform kunt plannen. Niet alleen je verblijf dus.
Hieronder zie je met welke elementen ik rekening probeer te houden en waar ik dus op filter, als ik mijn reis plan:
1. Centrale locatie dicht bij openbaar vervoer
Een van de belangrijkste zaken om rekening mee te houden, is de locatie. Idealiter boek je een hotel dat dicht bij de kantoren of vergaderlocaties ligt die je moet bezoeken. Daarnaast is het belangrijk dat er goede verbindingen zijn met het openbaar vervoer. Dit bespaart tijd en stress, vooral in grote steden waar verkeer vaak een probleem kan zijn. Een hotel dicht bij een metrostation, busknooppunt of treinstation biedt veel flexibiliteit en maakt je reis efficiënter.
Een voorbeeld: ons verblijf voor een zakelijke reis in Berlijn
Begin september bezocht ik de IFA in Berlijn; Europa’s grootste gadgetbeurs die altijd in conferentiecentrum ‘de Messe’ wordt gehouden. Een enorm zalencomplex, misschien wel ter grootte van 30 voetbalvelden groot. Logisch dan ook dat de Messe meerdere metrostations heeft en een aantal goede busverbindingen. Tja… als je daar dan geen gebruik van maakt, ben je spekkoper. Ik zocht daarom een verblijf uit dat slechts enkele haltes van de IFA vandaan was. Niet helemaal direct in de buurt van de beurs, want daar is het meestal behoorlijk duur. Maar wel dichtbij genoeg, om efficiënt te kunnen reizen.
Samen met eindredactrice Anic van Damme verbleef ik in de Carlotta Appartments in wijk Charlottenburg, wat we geboekt hebben via Booking.com. Deze keer geen hotel dus, maar juist even wat anders, wat ruimer van opzet om allebei goed aan onze rust toe te komen. Booking.com biedt niet alleen hotels, maar ook een grote variatie aan andere accommodaties. Van appartementen en bed & breakfasts tot luxe villa’s, campings, woonboten en sfeervolle boshuisjes, er is voor iedereen wat wils!
Ons Carlotta appartement bood een stijlvolle slaapkamer, fijne woonkamer en een behoorlijk grote badkamer. Het grappige van zo’n appartement is dat je ook keukentje tot je beschikking hebt. Die zat prachtig verstopt in de kastenwand in de woonkamer. Geen enorme keuken overigens, maar als je op zakenreis bent, vind ik dat persoonlijk niet zo nodig.
2. Grootte van je gezelschap
Reis je alleen, of ben je met collega’s? De grootte van het gezelschap heeft invloed op de keuze van je kamer. Als je alleen reist, is een standaardkamer meestal voldoende. Maar als je met een team bent, overweeg dan een suite of een hotel dat aangrenzende kamers biedt. Dit kan handig zijn om samen te overleggen, maar ook om toch je eigen ruimte te hebben. Vergeet niet te checken of het hotel ook vergaderzalen heeft als je een plek nodig hebt om formele gesprekken te voeren.
3. Airconditioning in warme landen
Als je naar een warme bestemming reist, is airconditioning een must. Het laatste wat je wilt na een lange werkdag is zweten in een warme kamer. Controleer daarom altijd of het hotel airco biedt. Bij Booking.com kun je hier bijvoorbeeld specifiek op filteren (dus maak er ook gebruik van!) Dit lijkt misschien een vanzelfsprekendheid, maar vooral in kleinere hotels of historische gebouwen kan het voorkomen dat airconditioning ontbreekt. Als je gevoelig bent voor temperatuurwisselingen, kan een hotel zonder goede temperatuurregeling je nachtrust en productiviteit negatief beïnvloeden.
4. Geluidsarme kamers voor een goede nachtrust
Een zakelijke reis kan vermoeiend zijn, en een goede nachtrust is cruciaal om scherp en productief te blijven. Ik verbleef ooit in een hotel waar ik totaal niet kon slapen en het zorgde er uiteindelijk voor (na 2 nachten zonder slaap) dat ik totaal overprikkeld aan de slaappillen moest. Een kamer die goed geïsoleerd is tegen geluid is dus essentieel, vooral in drukke steden. Vraag bij het boeken van een kamer specifiek naar kamers die verder van de lift of lobby liggen, of informeer naar geluidsdichte ramen als je in het stadscentrum verblijft. Sommige hotels bieden ook rustige verdiepingen of speciale ‘business floors’ waar rust gegarandeerd is.
5. Overweeg een kamer met eigen keuken
Afhankelijk van je behoeften kan een kamer met een kleine keuken ideaal zijn, vooral als je liever zelf je maaltijden bereidt. Dit kan zowel handig als kostenefficiënt zijn als je een druk schema hebt en niet elke avond in een restaurant wilt eten. Veel hotels bieden kamers met een kitchenette waar je eenvoudig ontbijt of diner kunt maken. Dit geeft je ook de vrijheid om gezond te eten, zonder afhankelijk te zijn van restaurantmenu’s. Ook hier kun je weer op filteren bij Booking.com: selecteer dan de optie ‘Eigen kookgelegenheid’.
Aan de andere kant, als je liever dineert in een restaurant voor zakelijke afspraken of netwerken, is een eigen keuken misschien minder belangrijk. In dat geval kan het slim zijn om een hotel te kiezen dat dicht bij goede restaurants ligt of een eigen restaurant met roomservice heeft, zodat je snel en gemakkelijk kunt eten zonder de deur uit te hoeven.
6. Controleer op zakelijke reis voorzieningen
Als je voor werk reist, heb je waarschijnlijk meer nodig dan alleen een bed om in te slapen. Controleer of het hotel goede wifi biedt, een bureau in de kamer heeft en eventueel toegang biedt tot een business center met printers of vergaderruimtes. Een snel en stabiel internet is cruciaal om e-mails te beantwoorden en vergaderingen bij te wonen. Hotels die zich richten op zakelijke reizigers bieden vaak speciale faciliteiten, zoals een snelle incheckservice, strijkservices voor je zakelijke kleding en extra stopcontacten voor je apparaten.
7. Lees beoordelingen en vergelijk prijzen
Tot slot, vergeet niet om beoordelingen te lezen en prijzen te vergelijken. Booking.com vertelt je over ervaringen van andere zakelijke reizigers, waardoor je een beter beeld krijgt van wat je kunt verwachten. Het loont ook om even te bellen met het hotel om specifieke vragen te stellen, zoals vroege check-in of late check-out opties, vooral als je vlucht tijden niet overeenkomen met reguliere check-in tijden.
Dit zijn mijn beste tips om de perfecte hotelkamer te boeken voor jouw zakelijke reis. Een strategische keuze qua locatie, faciliteiten en comfort kan je verblijf veel aangenamer maken en je helpen optimaal te presteren tijdens je trip.
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Booking.com
