Vijftien verschillende notitieboekjes en losse blaadjes met daarop to do-lists, variërend van een boodschappenlijstje tot gedetailleerde informatie van een reis die nog geboekt moet worden. Analoog werken, dat werkt eigenlijk niet. De beste manier is om van online platformen gebruik te maken, want die houden niet alleen al je notities op een plaats, ze zijn vaak gratis, bereikbaar via je smartphone en last but not least: je kunt er perfect in samenwerken. Deze project-apps zijn ideaal!
Als ik naar mijn leven als freelance journalist kijk, dan schrik ik soms van de vele manieren waarop ik contact houd met mijn collega’s: email, Whatsapp, Facebook Groepen, Facebook Messenger, Skype, Slack, Trello, Google Groups, Twitter, Microsoft Projects, forums, Google Hangouts en dan heb ik ook nog een tijdje Todoist en Evernote gebruikt. Net als met de vele social media die de kop opsteken, wordt het soms toch wat te veel om dagelijks bij te houden (of om ook maar de wachtwoorden en accountnamen overal te onthouden!).
Het is daarom belangrijk dat je van tevoren met elkaar besluit wat je gaat gebruiken. Nou kan ik er natuurlijk niet voor zorgen dat alle websites waarvoor ik schrijf dezelfde projecttools gebruiken, maar het is op zijn minst handig om met een groep een tool als hoofdcommunicatiemiddel af te spreken. Het is afhankelijk van wat je wilt doen en in hoeverre je het wilt meten welke project-applicatie je gebruikt. Ik geef je zes tips voor het samenwerken in projecten, die overigens ook voor persoonlijke soloprojecten prima gebruikt kunnen worden:
Trello
Mijn persoonlijke favoriet is Trello: een app of browserapplicatie waarin je een soort virtuele kaartjes maakt die je onder verschillende kopjes kunt scharen. Elke keer als iemand commentaar geeft op een kaartje, dan staat er aangegeven wanneer dit was, en kun je bovendien mailtjes of push notificaties ontvangen wanneer dit zo is. Zo kun je bijvoorbeeld een ‘Brainstorm’ kopje aanmaken, waarin mensen ideeën neerzetten. Vervolgens kun je een tweede kopje maken dat ‘Under Construction’ heet, waar je de ideeën die worden opgepakt naartoe kunt slepen. Je kunt in Trello bovendien mensen toevoegen aan een kaartje, zodat deze persoon weet dat hij of zij moet opletten. Enorm handig en gratis, maar je kunt er geen tijdslijnen in bekijken. Ik gebruik Trello persoonlijk om mijn dagen in te delen en to-do-lists bij te houden.
Slack
Slack is een heel ander systeem dan Trello, want dit is eigenlijk meer een chat-programma. Erg handig als je even snel iets wilt zeggen tegen een groep en daarmee ook discussie verwacht. Zo kun je bijvoorbeeld zeggen: ‘wie wil er aan de slag met Taak X?’ En dan kan daaronder direct een discussie worden gevoerd. Het gevaar van Slack is wel dat er veel toepassingen voor zijn, waaronder Giphy, waardoor sommige groepsgesprekken al gauw nergens over gaan (maar wel heel lollig zijn natuurlijk!). Gelukkig kun je meerdere ‘kanalen’, dus chatsessies, aanmaken in Slack, om zo je projecten onder te verdelen. Slack is een applicatie die ik niet snel in mijn eentje zou gebruiken, omdat je er minder goed overzicht in kunt houden.
Evernote
Wat mij betreft mag Evernote wel wat sexier zijn, met meer kleuren. Op zich is Evernote een van de betere projectsystemen omdat je er uitgebreide koppelingen mee hebt met bijvoorbeeld Outlook. Zo kun je van een mailtje inclusief bijlagen direct een ‘note’ maken, voor in een ‘notebook’ van Evernote. Notebooks zijn de kopjes, en notes zijn de losse projecten of taken. Zo gebruikte ik in mijn werk als personal assistant Evernote om bijvoorbeeld bij te houden wat ik allemaal nog moest regelen voor mijn baas. Heel vaak krijg je niet meteen antwoord van reisbureaus of collega’s, en soms is het een gepingpong, wat heel makkelijk in Evernote is vast te leggen. Je kunt een Note heel gemakkelijk uitbreiden met statusupdates en je hebt veel vrijheid om er hele verhalen in te zetten. Daarnaast kun je dingen delen met collega’s, zodat ook zij kunnen commenten.
Google Groups/Docs
Bij de werkgever waar ik overdag werk, gebruiken we voor zo’n beetje alles Google. Zo heb ik geleerd hoe handig Google kan zijn. Er is Google Groups, wat een soort forum-achtige tool is waarmee je een discussie kunt starten met een specifieke groep mensen (die dan bijvoorbeeld ook automatisch een mail krijgen als je een nieuw onderwerp toevoegt aan de groep). Wat in het verlengde daarvan ligt, is Google Docs. Hierin kun je tegelijk in hetzelfde document werken en zie je precies in welk vakje de ander bezig is door een handig kleurtje. Daarnaast kun je nog samen chatten of videoconferencen via Google Hangouts, en omdat al deze tools van Google zijn is er ook veel mogelijk qua synchronisatie.
Asana
Asana lijkt in dat opzicht wel op Google, want in die tool heb je ook een kalender, documenten en de mogelijkheid daarbij te chatten. Asana is qua ontwerp net even wat fijner voor het oog. Je kunt door een soort stoplichtsysteem laten zien of een taak urgent is of niet, dus met rood, geel/oranje en groen. Ook Asana is gratis, alleen als je groep groter is dan 15 man dan moet je voor een premium-account gaan. Ik denk dat van alle tools die ik in dit lijstje benoem, Asana wel het snelst iets gaat kosten, omdat je echt aanzienlijk meer mogelijkheden hebt met een Premium account, waaronder ongelimiteerde dashboards.
--- Sidenote: Wil je ons vaker zien als je googelt? ---
Voeg TechGirl toe als jouw voorkeursbron en kom ons meer tegen in Google zoekresultaten!
Het is in een blogje als dit niet makkelijk om heel diep op de materie in te gaan. Zijn er dingen die je graag wilt toevoegen, ga je gang in de reacties!
