Oké, voor een mailtje naar je ouders, oma of plaatselijke sportvereniging hoef je niet veel moeite te doen. Niet omdat ze dat niet waard zijn, maar omdat snel duidelijk is wat je met je bericht wil. Maar dan die zakelijke e-mail of het bericht naar je docent of je toekomstige werkervaringsplek… No stress, hier een aantal e-mail tips die je kunnen helpen om jouw berichten zo goed mogelijk uit te verf te laten komen.

Tip 1: Zorg voor een korte en concrete titel

Niets zo vervelend als je mailbox openen en een onderwerp/titel van een e-mail zien staan, waarvan je denkt: “Huh?!”. Heb je jezelf er wel eens op betrapt om door die reden een mail niet te openen? Zoals ik zei: wanneer je een bericht stuurt naar je moeder en je zet in de onderwerpregel “Dagje shoppen”, dan snapt ze het ongetwijfeld. Maar wanneer je naar een bedrijf een e-mail stuurt en je zet niets in de onderwerpregel, dan is de kans aanwezig dat je bericht zonder pardon in de virtuele prullenbak belandt. En precies dit willen we natuurlijk voorkomen. Men moet uiteraard jouw uiterst belangrijke vraag/opmerking wel lezen. Duidelijk. Maar waar moet je dan op letten?

Zorg dat je titel niet veel meer dan 40 tekens bevat, dan is hij ook smartphone-proof. Maak daarnaast geen gebruik van woorden langer dan 8 tekens. Het klinkt wat overdreven, maar hoe korter, hoe beter. Gebruik geen cijfers in je onderwerp, want cijfers worden snel gekoppeld aan verkoop. En als laatste, denk niet dat je titel mooi moet zijn. Het belangrijkste is dat hij functioneel is. Geen friebels en frutsels, maar concreet en kort.

Tip 2: Duidelijkheid over je doel

Net zoals je titel kort en concreet moet zijn, zo ook de inhoud. Of in ieder geval: wees duidelijk over wat je wil met je e-mail. Wil je een vraag stellen, informatie geven, je excuses aanbieden, solliciteren? Maak het de ontvanger makkelijk door meteen na de aanhef kort te omschrijven waarom je mailt en wat je van de ander verwacht. Zorg ook dat de lezer zich niet door een oneindig verhaal van onzinnige details moet banen. Natuurlijk mag je je zinnen mooi aankleden, maar probeer je te beperken tot je doel. Wanneer het voor de lezer duidelijk is wat er wordt gevraagd of gemeld, dan zal die persoon ook eerder iets terugsturen waar je iets mee kunt. Ook hier geldt dus weer: pas op met de friebels en frutsels.

Tip 3: Geef je bijlagen een goede naam

De laatste in dit rijtje van e-mail tips. Hoe ga je om met je bijlagen? Ook bij dit deel gaat het weer om duidelijkheid scheppen. Zorg ten alle tijden dat de titel van je bijgevoegde bestanden netjes en duidelijk is. Een bestandsnaam als “Thea ging naar de markt” (het eerste wat mij te binnen schiet nu), kun je beter vervangen door: “Kort verhaal verhalenwedstrijd [en dan je naam]”. Ofwel, wees niet vaag. De inhoud van de bijlage hoef je niet in de bestandsnaam te verwerken, maar laat duidelijk weten wat voor bestand het is. Waar is het voor bedoeld, of beter nog: wat is het? Ook hier geen friebels en frutsels, hoewel ik er in dit artikel flink mee heb rondgestrooid.

Over het algemeen geldt dus: wees concreet, kort en vriendelijk (niet vergeten). Waar loop jij tegenaan als het om e-mails gaat? Heb je zelf nog aanvullende e-mail tips? Laat het ons weten.

Gerelateerde berichten

Laat een antwoord achter

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd.