Handige tips voor het gebruik van de app Gmail

Gmail kennen we allemaal als een e-maildienst. Zo’n 10 jaar geleden werd de app gelanceerd en inmiddels kent het wereldwijd ruim één miljard actieve gebruikers. Grote kans dat jij het ook gebruikt! Extra fijn is dat de app voor het grootste gedeelte ook desktopfuncties biedt, want Gmail is meer dan zomaar een e-maildienst. Wij geven je handige tips voor het optimaal gebruiken van de app Gmail. 

Tip 1: maak en beheer labels

Is jouw mailbox een complete chaos en zie je door de bomen het bos niet meer? Je bent echt niet de enige! Tip: ga labelen. Dit is een fantastische manier om jouw mails te ordenen. Door kleurcodes te koppelen aan een thema, weet je precies welke mail prioriteit heeft en welke mail je bijvoorbeeld nog moet beantwoorden. 

Zo maak je een label:

1. Klik op de e-mail die je wilt labelen.
2. Klik op de drie stipjes rechtsboven.
3. Ga naar ‘labels wijzigen’.
4. Als er al een label is gemaakt, vink je het vakje van het gewenste label aan.
5. Je kunt zoveel labels aan een e-mailbericht toewijzen als je wilt door de vakjes naast labelnamen aan te vinken.

Zo vind je de label-categorieën in je app:

1. Ga naar het menu aan de linkerkant van jouw inbox (drie streepjes).
2. Scroll naar beneden naar ‘labels’.
3. Klik op het gewenste label en je ziet daar de gelabelde mails.
4. Een nieuw label maak je aan door op ‘Nieuwe maken’ te klikken.
5. Voer de labelnaam en sla deze op door op ‘Klaar’ te klikken.

Tip 2: Handtekening bij elke mail

Gebruik je jouw Gmail-account voor zakelijk gebruik? Dan staat een handtekening onder aan je e-mail wel zo professioneel. Dus voeg jouw naam, contactgegevens en andere informatie toe in een standaard handtekening. 

Zo stel je dat in:

1. Open de app Gmail.
2. Klik op de streepjes om het menu te openen.
3. Selecteer de knop met de tekst ‘Instellingen’.
4. Klik op het Gmail-adres waar je de handtekening aan wilt toevoegen.
5. Scrol omlaag naar ‘Instellingen voor handtekening’.
6. Zet ‘Handtekening voor mobiel’ aan.
7. Creëer nu jouw eigen handtekening.

Tip 3: Meerdere e-mailaccounts op één plek

Het is mogelijk om meerdere e-mailaccounts aan de Gmail-app te koppelen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om Yahoo, Bing en Outlook rechtstreeks in Gmail te importeren. Zo elimineer je ‘oude’ e-mailadressen en hoef je minder accounts te checken. Handig!

Je kunt een account toevoegen door de volgende stappen te volgen:

1. Open de Gmail-app.
2. Tik rechtsboven op je profielfoto.
3. Tik op ‘Nog een account toevoegen’.
4. Kies het type account dat je wilt toevoegen.
5. Als je e-mails van je werk of school controleert via Outlook voor Windows, selecteer je ‘Outlook, Hotmail en Live’. Als je e-mailservice niet wordt weergegeven, selecteer je ‘Overig’.
6. Volg de stappen op het scherm om je account toe te voegen.
7. Vervolgens is het mogelijk om alle mailaccounts in de app Gmail te checken!

Tip 4: Beveiliging

Cybercriminelen slapen niet, ze staan altijd op de loer om aan te vallen. Uiteraard zit jij er niet op te wachten dat jouw e-mails, zakelijk en privé, op de online straat komen te liggen! Online beveiliging is dus erg belangrijk, vooral voor diensten die je als ‘toegangssleutel’ kunt gebruiken voor diensten van derden. Gmail is zo’n ‘sleuteldienst’. 

Gmail biedt daarom twee-staps-authenticatie. Dit betekent dat als je je wilt aanmelden via jouw Gmail-account, je een sms krijgt op je mobiele telefoon of via Google Authenticator ter verificatie. Dit kun je in de app niet installeren, maar wel via jouw Google-account op een tablet of desktop. We vonden deze tip te belangrijk om niet te melden!

Tip 5: Google Meet

Door het coronavirus werken we meer thuis en vergaderen we online. Dit kan door tools zoals Google Meet. De app Gmail geeft je hier snel en eenvoudig toegang toe. Wanneer je de app opent, zie je meteen rechts onderin het icoontje ‘vergaderen’ staan. Klik hierop en je kunt direct een nieuwe vergadering starten of deelnemen aan een Meet door de code in te voeren. 

Extra fijn: als je een vergadering start, kan niemand zomaar aansluiten, want zij hebben een uitnodiging met code daarvoor nodig. Door deze extra functionaliteit kun je altijd en overal een vergadering bijwonen.

Tip 6: Nu even niet!

Soms wil je gewoon even niet gestoord worden. Bijvoorbeeld bij een weekendje weg, een vakantie of gewoon omdat je een dagje vrij bent van je werk of school. In dat soort gevallen stel je een automatisch antwoord in. Dat doe je zo:

1. Ga naar instellingen.
2. Klik op het account waar je de autoreply op wilt activeren.
3. Tik vervolgens op ‘Automatisch antwoord’.
4. Je kunt nu aangeven van wanneer tot wanneer je de autoreply wilt activeren.
5. Daarnaast vul je een onderwerp en het antwoord in.
6. Je hebt ook nog de keuze dit automatische antwoord alleen te verzenden naar jouw contacten. Hiermee voorkom je dat ‘vreemden’ zien dat je afwezig bent. Alleen mensen die voorkomen in je Google-adresboek krijgen de automatische reactie.

Tip 7: Vereenvoudig de boel

Gmail is ontzettend uitgebreid. Handig als je dat wilt, maar soms wil je ‘gewoon’ alleen je mail checken. In dat geval kun je geavanceerde functies uitschakelen. Zet bijvoorbeeld het automatisch filteren van e-mail in categorieën als ‘Primair’, ‘Sociaal’ en ‘Reclame’ uit en schakel Smart Compose uit, waardoor afspraken niet in één klap in je Google Agenda worden toegevoegd. 

Verder is het mogelijk om het personaliseren van je ervaring in Gmail, Google Meet en Google Chat uit te schakelen. Zo krijg je geen meldingen over herinneringen van Google Assistent en worden reserveringen niet meer geïntegreerd met Google Maps. Deze instellingen zet je natuurlijk gewoon weer aan, als je er opeens wel behoefte aan krijgt. Dat is met een druk op de knop zo gebeurd! 

Haal meer uit jouw Gmail

Als je bovenstaande tips hebt gelezen, weet je dat je meer uit jouw Gmail app kunt halen, dan je nu misschien doet. Een app is er om jouw leven makkelijker te maken en Gmail heeft dat heel goed begrepen. Wat ze volgens ons extra goed doen is de optie tot ‘vereenvoudigen’, want niet iedereen zit er op te wachten dat vergaderingen, locaties en e-mails automatisch met elkaar worden gekoppeld en dat je van daaruit allerlei suggesties krijgt. Soms wil je Gmail gewoon alleen gebruiken voor je mail. Maar als je het ons vraagt zijn die extra features hartstikke welkom!