tech

Tech: soms moet je het loslaten

Tech maakt ons leven dan wel veel makkelijker, maar voor veel mensen kan het ook een enorm struikelblok zijn. In mijn werk als management assistente ervaar ik regelmatig dat mijn relatie met technologie toch niet altijd over rozen gaat. Sterker nog: als er een evenement aankomt dan krijg ik niet zozeer buikpijn over de inhoud of de gasten, maar over de techniek. Dat begint al in de paar dagen voor de betreffende bijeenkomst, en het is vaak pas de dag erna weg, wanneer ik weet dat het allemaal gedaan is. Of dit nu goed is verlopen of niet.

Technologie zorgt er aan de ene kant voor dat mijn manager een presentatie maar één keer op een locatie hoeft te houden, terwijl mensen van over de hele wereld mee kunnen kijken via Skype of Webex of een andere teleconference-methode. Dat scheelt heel veel dubbel vertellen, veel reiskosten en natuurlijk veel geregel voor assistentes. Het lijkt vaak de makkelijkste weg: de man gaat voor de zaal staan, er staat een camera op hem gericht en er is een audio bridge zodat mensen ook daadwerkelijk kunnen horen wat hij zegt. Het zijn niet veel stappen om te nemen om dit voor elkaar te krijgen, zou je denken.

Echter is dat totaal niet het geval. Achter elke presentatie die je ziet, zit een hoop bloed, zweet en tranen van assistentes en technische medewerkers die er alles aan doen om het geheel zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dat gaat om de inhoud. ‘Is de PowerPoint wel klaar’, tot aan: ‘is het de bedoeling dat de manager alleen zendt, of moeten mensen online ook vragen kunnen stellen?’. En wie gaat die vragen dan behandelen? En wat als er vragen zijn vanuit de zaal, hebben dan we wel een microfoon, doet die het, gaat het geluid niet rondzingen, wie brengt de microfoon naar de gast toe? Als het allemaal goed geregeld is en werkt, dan loopt het zo goed dat je niet doorhebt wat voor werk erin zit. Gaat het echter mis, dan kun je daar -zeker in mijn positie- dagenlang van balen.

Laatst bijvoorbeeld, heb ik dagen voor een meeting van anderhalf uur plaatsvond al anderhalf uur in de kamer gespendeerd om te kijken of alles wat ik wilde gebruiken technisch wel mogelijk was. Er moest een conferentietelefoon zijn (een “spin”, zoals dat heet), er moest een microfoon zijn zodat de manager te horen was, en er moet natuurlijk een beamer zijn, een scherm en licht. Dat leek allemaal prima in orde die dag. Ik had het nog getest met een van de facility managers, zodat we zeker wisten dat iedereen elkaar kon verstaan.

Het enige dat ik nog moest uitproberen, waren de online Webex mogelijkheden met de externe partij die zou helpen de meeting te faciliteren. Daar dus weer apart een afspraak mee gemaakt om te testen of ik inderdaad vanaf mijn laptop een presentatie kon tonen aan alle ingelogde kijkers. Ook dat werkte goed, al moest daarvoor wel weer een speciale plug-in worden gedownload, waardoor ik dus moest zorgen dat mijn manager op tijd diezelfde plug-in op zijn laptop geïnstalleerd zou hebben.

Op de dag zelf was ik natuurlijk al weer een half uur van te voren in de meeting room aanwezig om zeker te zijn dat alles was aangesloten en werkte. Uiteindelijk was dat een uitdaging. Het licht van de beamer scheen de spreker in de ogen, de uiteindelijke presentatie was te groot om fatsoenlijk te delen via Webex (of ons bedrijfsnetwerk intern) en uiteindelijk is de presentatie dus maar rechtstreeks naar iedereen gemaild. Heel erg balen natuurlijk, want er zat juist zoveel werk in om alles in orde te maken.

Uiteindelijk moet je dat leren loslaten. Dat de technologie niet meewerkt, is niet mijn schuld. Ik heb er immers alles aan gedaan om zeker te stellen dat het wel zou moeten werken. Toch is dat niet makkelijk; je vraagt je toch steeds af wat er anders kan, en vooral: waarom werkte het niet gewoon? Plus, je ziet natuurlijk alweer de volgende meeting aankomen, waarin weer precies dezelfde problematiek aan bod zou kunnen komen. Het is fascinerend hoe aan de ene kant mijn baan zoveel makkelijker is door technologie: ik kan de agendabeschikbaarheid van iemand zien met een druk op de knop, ik kan iemand even snel een chatbericht sturen voor een korte vraag, en ik kan een collega die ziek is in Amerika een fruitmand bezorgen door online een formuliertje in te vullen.

Het is jammer dat dat niet altijd zo soepeltjes gaat, en dat het helaas altijd een hoofdpijndossier zal blijven om technologie werkend te krijgen bij events. Of dit nou grote events zijn of kleinere interne meetings; het is een uitdaging. Eentje die je met beide handen moet vastgrijpen, maar tegelijkertijd met lichte vingers moet kunnen loslaten op het moment dat het weer gedaan is.

Zeen is a next generation WordPress theme. It’s powerful, beautifully designed and comes with everything you need to engage your visitors and increase conversions.